Tipps und Tricks
Wusstest du schon …?
Eigene Abfragefelder im Buchungstunnel einrichten
Wusstest du, dass du im Buchungstunnel eigene Felder zur Abfrage zusätzlicher Informationen einbauen kannst?
So geht’s:
Unter Unternehmen > Benutzerdefinierte Felder kannst du mit wenigen
Klicks individuelle Abfragefelder erstellen – ganz nach deinem Bedarf.
Du entscheidest selbst:
- Pflichtfeld oder optional
- Feldtyp: Auswahlfeld, Optionsfeld, Eingabefeld, Textfeld oder
Dropdown-Menü
So kannst du z. B. direkt bei der Anmeldung wichtige Infos wie „Vorerkrankungen“, „Besondere Hinweise“ oder „Wie bist du auf uns aufmerksam geworden?“ abfragen.
Flexible Platzierung:
Diese Felder kannst du in der Buchungsübersicht, Teilnehmerliste oder
den Kundendaten sichtbar machen. Platziert im Buchungstunnel:Teilnehmer,
sieht z. B. der Kursleiter sofort alle relevanten Informationen zu
seinen Teilnehmern, wenn er die Teilnehmerliste öffnet.
Kontaktformular erweitern:
Auch das Kontaktformular lässt sich mit benutzerdefinierten Feldern
erweitern – ideal, wenn du deine Anfragen besser vorstrukturieren
möchtest.
Gutschein- und Rabattaktionen gezielt fürs Marketing nutzen
Mit kutego® kannst du nicht nur Gutscheine online verkaufen, sondern auch ganz einfach Rabattaktionen erstellen – ideal für gezielte Marketing-Kampagnen oder saisonale Aktionen.
So geht’s:
Unter Finanzen > Gutscheine kannst du einen Rabattcode
anlegen
. Dabei bestimmst du selbst:
- den Rabattwert (z. B. 10 € oder 15 %),
- den Zeitraum, in dem der Code gültig ist,
Clever fürs Marketing:
Du kannst den Code z. B. mit einem Namen wie SOMMER2025 versehen und auf
deiner Website, in Newslettern oder auf Social Media bewerben – das
steigert die Sichtbarkeit und bringt gezielte Buchungen.
Tipp: Nutze verschiedene Codes für unterschiedliche Kanäle („INSTAGRAM10“, „NEWSLETTER15“), um später auszuwerten, was am besten funktioniert hat.
Zertifikate & Urkunden mit nur einem Klick erstellen
Mit dem
Zertifikate-Tool
von kutego® kannst du im Handumdrehen Teilnehmerbescheinigungen,
Urkunden oder Kurszertifikate erstellen – komplett digital und
automatisch personalisiert.
Auch nutzbar für: Teilnahmebestätigungen, Krankenkassennachweise,
Einladungen, Mitgliedsausweise, Nachweise für externe Stellen u. v. m.
So geht’s:
Unter Kurse > Zertifikate legst du eigene Vorlagen an. Einfach ein
Hintergrundbild hochladen (z. B. gestaltete Urkunde oder
Blanko-Formular) und mit Platzhaltern wie Name, Kurs oder Datum
bestücken. Mit nur einem Klick kannst du das Zertifikat dann an alle
Kursteilnehmer versenden.
Tipp:
Zertifikate wirken professionell, stärken das Vertrauen in dein Angebot
und bleiben positiv in Erinnerung. So hebst du dich von der Konkurrenz
ab!
System-E-Mails individuell anpassen – für mehr Persönlichkeit & Marketingwirkung
Mit kutego® kannst du alle System-E-Mailvorlagen bearbeiten – vom Betreff bis zum gesamten Text. So passt du jede Mail an deinen Stil und dein Business an.
So geht’s:
Unter Vorlagen > E-Mailvorlagen findest du alle Vorlagen. Sobald du
eine Vorlage bearbeitest, wird eine eigene Version erstellt. Diese
hat Vorrang gegenüber der Standardvorlage und wird automatisch für den
Versand genutzt.
Extra-Tipp: Mehr Newsletter-Anmeldungen durch Bonus-Inhalte
Bearbeite die Newsletter-Bestätigungsmail und füge z. B. folgendes hinzu:
- einen Rabattcode (zuvor unter Finanzen > Gutscheine anlegen)
- einen Link zu einem E-Book oder PDF (unter Standorte > Dokumente hochladen, dann Link einfügen)
- ein verlinktes Vorschaubild eines Videos (z. B. auf einer versteckten Website-Seite oder YouTube gehostet)
Mit einfachen HTML- und CSS-Kenntnissen kannst du sogar Buttons gestalten und in den Mailtext einfügen – das macht deine Mails noch professioneller und klickstärker.
Kaufgutscheine mit eigenem Design individualisieren
Deine ausgegebenen Kaufgutscheine kannst du ganz einfach optisch an dein Branding anpassen – für einen professionellen und persönlichen Eindruck.
So geht’s:
Unter Finanzen > Einstellungen > PDF-Gutscheine kannst du ein Bild
hochladen, das im freien Feld des PDF-Gutscheins erscheint.
Tipp:
Nutze die Möglichkeit, um saisonale Designs (z. B. für Weihnachten,
Ostern, Sommer) zu hinterlegen – so wirkt dein Gutschein-Angebot noch
attraktiver für Kunden!
Mahnläufe individuell pro Angebot oder Kundengruppe steuern
Du kannst in kutego® mehrere Mahnläufe parallel konfigurieren – z. B. mit unterschiedlichen Fristen, Tonalitäten oder Eskalationsstufen. So passt das Mahnwesen immer genau zu deinem Angebot oder deiner Zielgruppe.
So geht’s:
- Unter Finanzen > Mahnwesen > Mahnläufe kannst du die vorhandene Standard-Mahnstufe bearbeiten oder weitere Mahnstufen hinzufügen.
- In den Kategorien kannst du festlegen, welche Mahnstufen für Kurse, Termine oder Tickets dieser Kategorie gelten sollen.
Inkasso-Übergabe automatisch auslösen
Mit der aktivierten Inkasso-Schnittstelle kannst du dein Mahnwesen noch effizienter gestalten: Ab einer bestimmten Mahnstufe lassen sich offene Rechnungen automatisch an den Inkassoprozess übergeben.
So geht’s:
Unter Finanzen > Mahnwesen > Mahnläufe kannst du jede Stufe
bearbeiten. Aktiviere in der gewünschten Stufe einfach den Schalter
„Übergabe an Inkasso“ – und kutego® kümmert sich um den Rest.
Voraussetzung: Die Inkasso-Schnittstelle muss zuvor aktiviert worden sein.
Tipp:
Nutze diese Funktion, um dein Forderungsmanagement zu automatisieren und
offene Beträge konsequent zu verfolgen – ohne zusätzlichen Aufwand.
Vorlagen für wiederkehrende Mitteilungen erstellen
Spare Zeit bei der Kundenkommunikation: Alle häufig versendeten Nachrichten – z. B. Infos zum Ablauf, Vorbereitung oder Feedback/ Bewertungen – kannst du in kutego® ganz einfach als Vorlage speichern.
So geht’s:
Unter Kommunikation > Mitteilungen klickst du auf „Anlegen“ und
aktivierst den Schalter „Vorlage“. Danach:
- Betreff und Mailtext eintragen und mit Platzhaltern individualisieren (z. B. Name, Termin, Kursname)
Nutzbar für:
- einzelne Kurstermine
- 1:1-Kommunikation mit Kunden
- Massenmails an Teilnehmergruppen
Tipp:
Formuliere deine Vorlagen einmal sauber und professionell – so sparst du
Zeit und stärkst gleichzeitig deine Kundenbindung.