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Tipps und Tricks

Wusstest du schon …?​

Eigene Abfragefelder im Buchungstunnel einrichten​

Wusstest du, dass du im Buchungstunnel eigene Felder zur Abfrage zusätzlicher Informationen einbauen kannst?

So geht’s:
Unter Unternehmen > Benutzerdefinierte Felder kannst du mit wenigen Klicks individuelle Abfragefelder erstellen – ganz nach deinem Bedarf. Du entscheidest selbst:

  • Pflichtfeld oder optional
  • Feldtyp: Auswahlfeld, Optionsfeld, Eingabefeld, Textfeld oder Dropdown-Menü
    So kannst du z. B. direkt bei der Anmeldung wichtige Infos wie „Vorerkrankungen“, „Besondere Hinweise“ oder „Wie bist du auf uns aufmerksam geworden?“ abfragen.

Flexible Platzierung:
Diese Felder kannst du in der Buchungsübersicht, Teilnehmerliste oder den Kundendaten sichtbar machen. Platziert im Buchungstunnel:Teilnehmer, sieht z. B. der Kursleiter sofort alle relevanten Informationen zu seinen Teilnehmern, wenn er die Teilnehmerliste öffnet.

Kontaktformular erweitern:
Auch das Kontaktformular lässt sich mit benutzerdefinierten Feldern erweitern – ideal, wenn du deine Anfragen besser vorstrukturieren möchtest.

Gutschein- und Rabattaktionen gezielt fürs Marketing nutzen​

Mit kutego® kannst du nicht nur Gutscheine online verkaufen, sondern auch ganz einfach Rabattaktionen erstellen – ideal für gezielte Marketing-Kampagnen oder saisonale Aktionen.

So geht’s:
Unter Finanzen > Gutscheine kannst du einen Rabattcode anlegen . Dabei bestimmst du selbst:

  • den Rabattwert (z. B. 10 € oder 15 %),
  • den Zeitraum, in dem der Code gültig ist,

Clever fürs Marketing:
Du kannst den Code z. B. mit einem Namen wie SOMMER2025 versehen und auf deiner Website, in Newslettern oder auf Social Media bewerben – das steigert die Sichtbarkeit und bringt gezielte Buchungen.

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Tipp: Nutze verschiedene Codes für unterschiedliche Kanäle („INSTAGRAM10“, „NEWSLETTER15“), um später auszuwerten, was am besten funktioniert hat.

Zertifikate & Urkunden mit nur einem Klick erstellen​

Mit dem Zertifikate-Tool von kutego® kannst du im Handumdrehen Teilnehmerbescheinigungen, Urkunden oder Kurszertifikate erstellen – komplett digital und automatisch personalisiert.
Auch nutzbar für: Teilnahmebestätigungen, Krankenkassennachweise, Einladungen, Mitgliedsausweise, Nachweise für externe Stellen u. v. m.

So geht’s:
Unter Kurse > Zertifikate legst du eigene Vorlagen an. Einfach ein Hintergrundbild hochladen (z. B. gestaltete Urkunde oder Blanko-Formular) und mit Platzhaltern wie Name, Kurs oder Datum bestücken. Mit nur einem Klick kannst du das Zertifikat dann an alle Kursteilnehmer versenden.

Tipp:
Zertifikate wirken professionell, stärken das Vertrauen in dein Angebot und bleiben positiv in Erinnerung. So hebst du dich von der Konkurrenz ab!

System-E-Mails individuell anpassen – für mehr Persönlichkeit & Marketingwirkung​

Mit kutego® kannst du alle System-E-Mailvorlagen bearbeiten – vom Betreff bis zum gesamten Text. So passt du jede Mail an deinen Stil und dein Business an.

So geht’s:
Unter Unternehmen > System E-Mails > E-Mailvorlagen findest du alle Vorlagen. Sobald du eine Vorlage bearbeitest, wird eine eigene Version erstellt. Diese hat Vorrang gegenüber der Standardvorlage und wird automatisch für den Versand genutzt.

Extra-Tipp: Mehr Newsletter-Anmeldungen durch Bonus-Inhalte​

Bearbeite die Newsletter-Bestätigungsmail und füge z. B. folgendes hinzu:

  • einen Rabattcode (zuvor unter Finanzen > Gutscheine anlegen)
  • einen Link zu einem E-Book oder PDF (unter Standorte > Dokumente hochladen, dann Link einfügen)
  • ein verlinktes Vorschaubild eines Videos (z. B. auf einer versteckten Website-Seite oder YouTube gehostet)

Mit einfachen HTML- und CSS-Kenntnissen kannst du sogar Buttons gestalten und in den Mailtext einfügen – das macht deine Mails noch professioneller und klickstärker.

Kaufgutscheine mit eigenem Design individualisieren​

Deine ausgegebenen Kaufgutscheine kannst du ganz einfach optisch an dein Branding anpassen – für einen professionellen und persönlichen Eindruck.

So geht’s:
Unter Finanzen > Einstellungen > PDF-Gutscheine kannst du ein Bild hochladen, das im freien Feld des PDF-Gutscheins erscheint.

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Tipp:
Nutze die Möglichkeit, um saisonale Designs (z. B. für Weihnachten, Ostern, Sommer) zu hinterlegen – so wirkt dein Gutschein-Angebot noch attraktiver für Kunden!

Mahnläufe individuell pro Angebot oder Kundengruppe steuern​

Du kannst in kutego® mehrere Mahnläufe parallel konfigurieren – z. B. mit unterschiedlichen Fristen, Tonalitäten oder Eskalationsstufen. So passt das Mahnwesen immer genau zu deinem Angebot oder deiner Zielgruppe.

So geht’s:

  • Unter Finanzen > Mahnwesen > Mahnläufe kannst du die vorhandene Standard-Mahnstufe bearbeiten oder weitere Mahnstufen hinzufügen.
  • In den Kategorien kannst du festlegen, welche Mahnstufen für Kurse, Termine oder Tickets dieser Kategorie gelten sollen.

Inkasso-Übergabe automatisch auslösen​

Mit der aktivierten Inkasso-Schnittstelle kannst du dein Mahnwesen noch effizienter gestalten: Ab einer bestimmten Mahnstufe lassen sich offene Rechnungen automatisch an den Inkassoprozess übergeben.

So geht’s:
Unter Finanzen > Mahnwesen > Mahnläufe kannst du jede Stufe bearbeiten. Aktiviere in der gewünschten Stufe einfach den Schalter „Übergabe an Inkasso“ – und kutego® kümmert sich um den Rest.

Voraussetzung: Die Inkasso-Schnittstelle muss zuvor aktiviert worden sein.

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Tipp:
Nutze diese Funktion, um dein Forderungsmanagement zu automatisieren und offene Beträge konsequent zu verfolgen – ohne zusätzlichen Aufwand.

Vorlagen für wiederkehrende Mitteilungen erstellen​

Spare Zeit bei der Kundenkommunikation: Alle häufig versendeten Nachrichten – z. B. Infos zum Ablauf, Vorbereitung oder Feedback/ Bewertungen – kannst du in kutego® ganz einfach als Vorlage speichern.

So geht’s:
Unter Kommunikation > Mitteilungen klickst du auf „Anlegen“ und aktivierst den Schalter „Vorlage“. Danach:

  • Betreff und Mailtext eintragen und mit Platzhaltern individualisieren (z. B. Name, Termin, Kursname)

Nutzbar für:

  • einzelne Kurstermine
  • 1:1-Kommunikation mit Kunden
  • Massenmails an Teilnehmergruppen
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Tipp:
Formuliere deine Vorlagen einmal sauber und professionell – so sparst du Zeit und stärkst gleichzeitig deine Kundenbindung.